それでも人事になりたいですか? ~ぷりん男爵のおもしろ人事奮闘記~

こんにちは。ぷりん男爵です。某エンターテインメント企業で、10年以上人事の仕事をしています。人事の仕事って一言でいってもいろいろありますよね。なので、このブログでは、人事の知られざる日常について、時にまじめに、時に楽しくお伝えしていきたいと思っています。肩の力を抜いてお楽しみください。

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相手に伝わりやすい文章作成のポイントとは。

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こんばんは。ぷりん男爵です。

 

人事の仕事をしていると、全従業員向けの告知文章を作成したり、取締役会向けの説明資料を作成したり、新卒採用時の会社説明会資料を作成したりと、何かと文章を作る機会が多くなります。

 

私はもともと、とあるゲーム会社で販売促進の仕事をしていた経験があり、そこでイベントを告知するポスターのコピーライティングや、企画書の作成業務等に携わっていたので、文章を書くことがあまり苦になりません。

 

もちろん、プロのコピーライターのような気の利いた文章が作れるかというとなかなか難しいですが、ある程度のクォリティーを保った文章作成をすることは可能です。(販売促進の仕事をしていたとき、上司からめちゃくちゃ厳しく指導されましたので…。)

 

一方、文章を書くのが苦手という方も、たくさんいらっしゃると思います。

 

一生懸命作った稟議書や企画書、プレゼン資料などを上司に見せたものの、

 

「全然だめ!何が言いたいのかさっぱり分からない!」

 

と叱責され、秒速で却下!

 

でも、自分で改めて読み直してみても、どこがおかしいのかさっぱり分からず途方にくれる…そんな悲しい経験をした方もいるのではないでしょうか。

 

そんな皆さんのために、今回は文章作成時のポイントについて、お話したいと思います。とはいっても、難しいお話ではありませんので、気を楽にして読み進めてくださいね。

 

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 読みやすい、分かりやすい文章を作るためには、二つのポイントがあります。

 

ひとつは単純に「文章作成のテクニック」、もう一つは「心構え」です。

 

テクニック的なことでいうと、「主語を明確に」とか、「同じ接続語を繰り返し使わない」とか、「一つの文章が長くなりすぎないよう注意する」とか、まあいろいろあるわけですが、それらを指南した本やサイトは、それこそ星の数ほどありますので、ここでは触れません。

 

ぷりん男爵が今回お話したいのは、もうひとつのポイントである「文章を作る上での心構え」についてです。

   

「ん?心構え?何言ってるんですか!そんなの、自分の伝えたい想いを文章にするだけじゃないですか!」

 

 という、熱い気持ちをお持ちのあなた。

はい残念!不正解です。笑

 

当然、表面的な文章よりは、気持ちがこもってる文章のほうが、読み手に伝わるのは確かですが、その前に考えなければいけないことがあるんです。

 

それは「その文章を読む人がどういう立場の人なのか。」ということです。

 

 

こんな経験はありませんか?

 

・ パソコンで作業をしているとき、マニュアルを見ながらソフトをインストールしようとしたが、そもそもそのマニュアルに書いている言葉が理解できず、作業が行き詰まってしまった。
 

コンサルタントが出してきた提案書を読んでみたら、カタカナ語や専門用語ばかりで、何が言いたいのかさっぱり分からなかった。

 

 これらは、文章を作っている側と読み手側との間に、大きな知識の隔たりがある場合に見られる現象です。

 

文章の作り手側は、当たり前のように普段使っている言葉を用いて文章を作成しただけなので、まさかこの程度の文章が理解できない人がいるなんて、露ほども思わなかったわけです。

 

一方、読み手側からすると、普段使わない、馴染みのない言葉のオンパレードで、全く理解できなかった。

 

これは、書いてある内容を理解できなかった読み手側に問題があるのでしょうか?

 

違いますよね。

 

つまり、文章を作る側は、常に「読み手がどういう人たちなのか。」ということを念頭におき、素人が対象なら、それこそ猿でも分かるように噛み砕いた文章を作らねばならないのです。

 

この程度のことは理解できるだろう。という固定観念はNGです。

それは、あなたの基準であって、読み手の基準とは異なるからです。

 

なので、「自分が全くの素人だったら、この文章で通じるかな?」と、常に問いかけながら、文章作成をしなければならないのです。

 

 

こんなケースもあります。

 

あるプロジェクトに長期間携わっていた方がいて、それがようやく形になり、クライアント向けにプレゼンすることになった。そのプロジェクトに携わっていた方にとっては、そこに至るまでの経緯は日常のことだったので省略してプレゼン資料を作成したところ、クライアント側からは、なんでそういう結論に至ったのか、いまいち理解できなかったと言われてしまった。

 

これも先ほどのケースと同じで、自分たちにとっては日常的な当たり前のことだったり、暗黙の了解のようなことだったりしても、相手側からすると、ちゃんと説明してもらわないと分からない。という知識や認識の相違から生じてしまったエラーによるものです。

 

皆さんは、常に相手のことを考えて文章を作成していますか?

 

様々な文章作成のテクニックを学ぶこともとても大事ですが、この大前提がわかってないと、せっかく習得した知識も無駄になってしまいます。

 

文章を作るのが苦手だ!という方は、まずこの心構えを第一に思い出してください。それだけでも、だいぶ違うと思いますよ!(^_^)

 

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