それでも人事になりたいですか? ~ぷりん男爵のおもしろ人事奮闘記~

こんにちは。ぷりん男爵です。某エンターテインメント企業で、10年以上人事の仕事をしています。人事の仕事って一言でいってもいろいろありますよね。なので、このブログでは、人事の知られざる日常について、時にまじめに、時に楽しくお伝えしていきたいと思っています。肩の力を抜いてお楽しみください。

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OBCの「年末調整申告書クラウド」を導入して、業務効率大幅アップ!!となるか。

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こんばんは。ぷりん男爵です。

 

早いもので、今年も残りあと2ヶ月です。時が経つのは本当に早いですね!

ついこの間、「あけましておめでとうございます!」って挨拶したような気がするのですが。(笑)

 

人事にとって、年末の一大行事といえば、やっぱり「年末調整」です。

 

年末調整とは、簡単に言うと1年間(その年の1月から12月)に支払われた給与から差し引かれた所得税を精算する手続きのこと。所得税は1年間の所得に対して税額が決まるのですが、従業員は毎月の給料を受け取る際、あらかじめ所得税源泉徴収されているのです。

ただ、源泉徴収額はあくまで概算のため、「扶養親族の有無」や、「生命保険や地震保険等の加入」、「住宅ローンの有無」など、各人の事情に応じた所得控除は考慮されていません。そのため、本来その人が納めるべき所得税を再計算する必要があるのです。

 

源泉徴収額と正しい所得税額を比較し、給与を受け取った人が税金を多く払っていた場合は差額を返金し、不足している場合はその分を徴収する。その手続きのことを「年末調整」と言うのです。

 

ぷりん男爵は長く人事の仕事をしてますが、いまだに年末調整と聞くと、「あの死ぬほど面倒くさい業務が今年もやってくるのか!(ToT)」と、超絶ブルーな気分になります。

 

年末調整の書類には扶養家族の有無やその種別を記載する「給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」、生命保険や地震保険の加入の有無、及び配偶者の所得に応じた控除額を計算する保険料控除申告書兼配偶者特別控除申告書、住宅ローンの残高等を申告する給与所得者の(特定増改築等)住宅借入金等特別控除申告書の3種類があります。

 

そうです。あの複雑怪奇で理解不能なあの書類たちです。

 

しかも、今年はさらに配偶者控除及び配偶者特別控除の制度が改定されたことにともない、昨年までの「保険料控除申告書兼配偶者特別控除申告書」が、「給与所得者の保険料控除申告書」「給与所得者の配偶者控除等申告書」の二つに分割し、記載する書類が4種類に増えるのです。

 

当然、人事としては、制度を理解し、正しく書類を記載できなければいけない訳なのですが、年末調整の説明会に参加しても、役所の方が念仏を唱えるかのごとく、ごにょごにょ話しているだけで理解はちっとも進まず、役所から配布される「年末調整のしかた」というマニュアルブックを読んでも、あまりにも内容が細かすぎて、「あー!もういい!!」と、途中で放り出すこと必至の悪魔的業務、それが年末調整なのです。

 

ぷりん男爵は、社労士として、そして人事として年末調整業務に長く携わってきましたので、だいたいのことは理解できているつもりですが、それでも法改正などが繰り返されると、「ん?あれってどうなったんだっけ?」と、よく分からなくなることもしばしばあります。ほんと、あの仕組みを作った役人の方って、どういう頭の作りをしてるんでしょうね。凡人には理解不能ですよ。

 

そんな、プロフェッショナルであるはずの人事でさえも理解するのに一苦労する年末調整業務。

 

これを、一般の従業員の方に理解しろというのは、あまりにも酷だというものです。

 

ということで、皆さん頑張って必死に内容を理解し、書類を書いて提出してくれるのですが、残念ながら結構な確率で間違っています。

 

特に多いのが保険料控除申告書。保険の「新・旧」の違いや、「一般と介護」の違いなどで計算を間違ってしまう方が続出。

 

人事はそれらの書類を一つ一つ確認し、計算間違いを指摘し、書き直してもらうのですが、その手間といったら半端ありません。まさに地獄の作業ですよ。

 

しかーし!

 

今年はそんな悪魔的業務の「年末調整」に、強い味方が現れることになりました。

 

その名もOBC「年末調整申告書クラウド」。

 

各従業員に管理画面を発行し、従業員はパソコンやスマホから、ガイダンスに沿って必要な情報を入力。すると、あら簡単!年末調整の書類ができちゃいました!という優れもの。

 

しかも、給与奉行と連動しているため(ぷりん男爵の会社では、OBCの給与奉行で給与計算を行っています。)、年末調整の書類に記載された金額などを改めて転記する必要がなく、あっという間に年末調整の計算まで完了してしまうという、まさに夢のようなサービスなのです。

 

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いやー、ほんとありがたいです!!

 

このサービスの事を知ったとき、ぷりん男爵はすぐに導入することを決めました。コストも結構安いんですよね。 

 

ちなみに、従業員マスターの登録など、サービスを利用するのに必要な作業は全て完了したため、現在はテスト・検証期間として、人事課や管理部門のメンバーに、実際にWEBを通して年末調整の登録作業を依頼しているところです。

 

これで大きな問題が発生しなければ、11月中旬頃から実際に全社で運用開始となります。

 

私も実際にパソコンの画面から自身の情報を入力してみましたが、なかなか分かりやすくていい感じ。サービスの使い方動画も用意されており、一般の従業員の方でも安心して使うことができる仕様設計になっています。

 

まあ、それでも間違えて入力する人はいるでしょうし、完全に面倒な業務から解放されるわけではありませんが、今までの労力を考えたら雲泥の差ではないでしょうか。

 

初めての運用なので、最初の1,2年はまごつく事もあるかもしれません。

実際に運用してみないと分からない、想定外のトラブルもあると思います。

 

でも、5年後、10年後にはきっと「年末調整?ああ余裕っすよ!昔は大変だったよね。」って言っている自分がいるはず!そうであってほしい!!(ちょっと弱気)

 

人事部門の業務効率化の一環として、ぜひ皆様も検討されてみてはいかがでしょうか。

 

ちなみに、今回ご紹介した「年末調整申告書クラウド以外にも、速見もこみちさんがCMをしている「SmartHR」など、類似のサービスはいくつかありますので、それぞれの会社の環境に応じて、比較検討してみてくださいね。

 

なお、実際にこのサービスを利用して年末調整を実施したら、またその感想などは、こちらのブログでご紹介したいと思います。「全然ダメでしたー!(泣)」ってなってなければいいのですが。(笑)

 

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