それでも人事になりたいですか? ~ぷりん男爵のおもしろ人事奮闘記~

こんにちは。ぷりん男爵です。某エンターテインメント企業で、10年以上人事の仕事をしています。人事の仕事って一言でいってもいろいろありますよね。なので、このブログでは、人事の知られざる日常について、時にまじめに、時に楽しくお伝えしていきたいと思っています。肩の力を抜いてお楽しみください。

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OBCの『年末調整申告書クラウド』を利用してみての率直な感想

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こんばんは。ぷりん男爵です。

 

ぷりん男爵の勤務先では、業務効率化の一環として、本年よりOBCオービック)の「年末調整申告書クラウドを導入して、年末調整業務を実施することになったんですよ。(⇒詳しくはこちらの記事から)

 

これは、各従業員に管理画面を発行し、従業員はパソコンやスマホから、ガイダンスに沿って必要な情報を入力。すると、あら簡単!年末調整の書類ができちゃいました!という優れものサービスです。

 

「これで、今年から年末調整なんてよゆー。めっちゃ仕事がラクになるぞ!!」と喜んでいたぷりん男爵なのですが、実際のところはどうだったのでしょうか。

 

サービスを使ってみての感想を以下記載していきたいと思います。

 

【よかった点】

1.「給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」、「給与所得者の保険料控除申告書」、「給与所得者の配偶者控除等申告書」といった書類を、わざわざ従業員に配らなくてもよくなった。

 

・・・今までは、紙ベースで年末調整を行っていたので、これらの書類を専用ソフトから印刷して、書き方見本と一緒に封筒に入れ、各従業員に配布していたのですが、その手間が一切なくなりました。申告書クラウドの管理画面から、年末調整対象の全従業員に向けて、一括でメール送信しておしまいです。すばらしい!!ちょっと感動的なほどにここは時間効率がアップしました。

 

2.作業の進捗管理が劇的にラクになった。

 

・・・今までは、誰が書類を提出していないのか、いちいちチェックを付けなければなりませんでした。しかも1回提出したものの、計算が間違ってるなどで、差し戻しの方もいたりして、その管理はなかなか面倒な作業となっていました。

しかし、サービス導入後は、管理画面から進捗状況が一覧表で表示されるので、いちいちチェックを付ける必要がなくなりました。未提出の方を対象に、リマインダーメールを一斉送信といった機能もあるため、大変管理しやすくなりました。

 

3.計算間違いがなくなった。

 

・・・保険料控除や住宅借入金等特別控除申告書の書類を作成する際などに発生する、面倒でややこしい計算を、各従業員が元となる数字さえ間違わずに入力すれば、あとはシステムが勝手に行ってくれるため、こちら側のチェックが非常に楽になりました。

 

4.給与ソフトに転記する必要がなくなった。

 

・・・いままでは、集めた年末調整の各書類の細かな数字を、給与ソフト(給与奉行)に転記しなければならなかったのですが、このサービスを利用することにより、データで給与ソフトに取り込むことができるようになったため、大幅な時間削減が図れるとともに、人為的な入力ミスを防ぐことが可能となりました。

 

 

ざっくりと4つのメリットを記載しましたが、なかなか素晴らしい結果ですね。

これはさぞ、ぷりん男爵さん、かなり仕事がラクになったのでは?と思いませんか?

 

ところがどっこい。そうは問屋がおろさないのです。

 

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ということで、ここからは、デメリットについても言及していきます。

 

[わるかった点]

1.新しいサービスの導入につき、サービス開始までのセッティングに時間が取られた。

 

・・・正直、私はあまりIT系の作業が得意ではありません。人並みには出来るのですが、好きではないのですね。なので、こういう新しいサービスを導入する時には間違えないよう、いつもマニュアルをよーく読み込むようにしているのですが、その時間が結構面倒くさい。あと、マニュアルどおりにやっているはずなのに、よく分からないエラーが出たりして、そのたびごとにサポートセンターに連絡するなど、サービス開始までに結構手間取ってしまいました。これはIT系の作業が得意な人なら、全く苦にならないお話ですね。

 

2.このサービスを使うのが初めてなので、従業員からの問い合わせが殺到した。

 

・・・私がこのサービスを使うのに最初手間取ったのと同じで、従業員サイドからしても、最初はどこに何を入力していいのかよく分からない。ということがあったようで、かなりの数の従業員からの問い合わせを受けることになりました。

特に、イデコをやっている従業員から、どこに数値を入れていいのか分からないという相談を結構受けましたね。

 

3.従業員の数字の入力ミスが結構多かった。

 

・・・紙でやっていたときよりも、単純な数字の入力ミスというのが、結構多くなった気がします。書類ベースでやっていたときは、みんな慎重に記載していたのが、データになると、差し戻しとかが簡単に出来るようになってしまうので、皆さん、よく確認しないで、送ってきちゃうんですよね。いくら自動計算で計算間違いがなくなるからといって、大もとの数字が違ってたら、意味ありませんから。入力してきた数字のケタが一ケタ多いなんてのはザラにありました。あぶない。あぶない。。

 

4.生命保険料等の証明書と、住宅借入金等特別控除申告書は、結局紙で提出しなければならない。

 

・・・ここが最大のネックなのですが、結局完全なペーパーレス化は図れないんですよね。従業員の皆さんは、そこを勘違いして「ついに年末調整も電子化かー。」と、勝手にペーパーレスになったと思い込んでいる人が多数いました。

 

特に住宅借入金の書類は、紙で記載したことを、再度データでも入力する仕様になっているため、二度手間じゃん!っていう声は結構いただきましたね。

 

ということで、結論から言うと、導入初年度については、システム導入にともなう手間や、従業員の問い合わせが増えたこと、入力ミス対応などが結構発生したため、差し戻しが非常に多かったことなどから、あまりラクいなったという印象は受けませんでした。

 

ただ、このやり方に慣れてきた2年目、3年目については、従業員の入力ミスも減るでしょうし、こちらも勝手が分かってきているので、かなり時間短縮ができるのでは?と思っています。

 

弊社は給与ソフトが奉行シリーズなので、OBCオービック)の「年末調整申告書クラウドを推奨していますが、それ以外の給与ソフトを使われている会社様については、様々な年末調整のクラウドサービスがありますので、ぜひ調べて、導入を検討してみてくださいね。損はしないと思いますよ!

 

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