それでも人事になりたいですか? ~ぷりん男爵のおもしろ人事奮闘記~

こんにちは。ぷりん男爵です。某エンターテインメント企業で、10年以上人事の仕事をしています。人事の仕事って一言でいってもいろいろありますよね。なので、このブログでは、人事の知られざる日常について、時にまじめに、時に楽しくお伝えしていきたいと思っています。肩の力を抜いてお楽しみください。

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メールの文章が下手な人は、評価が下がって損をする。

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こんばんは。ぷりん男爵です。

 

メールの文章がとてつもなく下手な人っていますよね。

 

言葉足らずで何が言いたいのかさっぱり分からない、逆に文章にまとまりがなく、長すぎて読む気すらおきない、言葉遣いが雑だったり、乱暴だったりして、読んでいてイラっとする、誤字脱字だらけなど、問題点は人によって様々ですが、こういう人って、本当に損をしていると思います。

 

実際にお話をすると、結構いい人だったりするのですが、メールの文章から受ける印象がよくないために、その方の知らないところで、残念な評価が下されていることも多々あります。

 

メールの文章がへたくそだからといって、「あなたの文章では、何が言いたいのかちっとも伝わりません。相手の事を考えて、もっと分かりやすい文章と適切な言葉遣いをしてください。」なんて、いちいち取引先の人や、周囲のメンバーは教えてくれません。

 

メールを受け取った人は、「あの人のメールってほんと感じ悪いよな。」とか、「また意味不明のメールが来た。」などと心の中で思うだけで、その方がメールを送るたびに評価が下がっていくのです。こわいですね。

 

あまりにもひどい場合には、上司が指摘する場合もあるかと思いますが、指摘されるということはよほどだと思いますので、その時点で周囲の評価は相当低いものになっている可能性が高いです。

 

新卒採用をしていると、学生さんから「社会人になるにあたって、どのようなことを勉強したらいいでしょうか。」という質問を受けることがあります。

 

就職活動という観点からいうと、当然、志望する会社や業界の勉強をするのは当然なのですが、私は「文章力をアップさせると、自分の武器になりますよ。」と、答えることにしています。

 

何も、小説のような素敵な文章や、叙情感たっぷりの詩的な文章を書けと言っている訳ではありません。普通に、相手が読みやすく、まとまりのある文章を書く練習をしましょうと言っているのです。

 

文章はたくさん書くことで確実にそのスキルがあがっていきます。逆に言うと、文章を書く練習をしていない人は、いつまで経ってもスキルはあがっていきません。素振りをしないバッターが、いきなり試合でホームランを打てないのと同じです。

 

文章を書く練習は、なんでも構わないのですが、個人的には、ブログは有効なツールなんじゃないかなと思っています。無料で使えますしね。その気になれば、アフィリエイトで稼げますし。(笑)一言二言のツイッターみたいなブログじゃ、練習になりませんけど。

 

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ちなみに、文章を書く上で最も大切なことは、どのような方に読んでいただくのかを想定して文章を書くことです。

 

専門家にしか理解できない言葉を散りばめた、横文字だらけの一見イケてる格好いい文章を作ったとしても、読む側が素人の方々だったとしたら、ただのちんぷんかんぷんな言葉の羅列にすぎなくなってしまいます。独りよがりな文章ほど残念なものはありません。

 

いかにわかりやすく相手に伝えるか、常にそのことを念頭におきながら、文章を作るだけでも全然違ってくるでしょう。

 

あと、何かいやなことがあったりとか、腹の立つことがあったときなど、感情的になっているときのメールの文章は、攻撃的になりやすいので注意が必要です。攻撃的な文章は、時に鋭利な刃物のように相手を傷つけます。

 

いやなことがあったときは、深呼吸したり顔を洗ったりして冷静になってから、メールを送るように心がけましょう。

 

簡潔で分かりやすく、感じのいいメールを送れるようになると、それだけで上司の評価が上がります。それくらいメールの文章って大事です。

 

今まで、なんとなくメールをちゃちゃっと送っていた人は、もしかしたら知らないところで評価を落としたり、すごく損をしているかもしれませんよ。

 

ご自身のメールが本当に相手の立場に立って分かりやすく書かれているか、送る前にぜひ、もう一度読み直してみてくださいね。

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